E-Rechnung erstellen: XRechnung und ZUGFeRD

Welches Format brauche ich?

Beide enthalten dieselben Daten und erfüllen dieselbe gesetzliche Anforderung. Der Unterschied liegt darin, was der Empfänger sieht.

• XRechnung ist eine reine Datendatei ohne Layout. Bundesbehörden und viele Landesbehörden verlangen genau dieses Format. Dafür brauchst du die Leitweg-ID, die dir mit der Beauftragung mitgeteilt wird.
• ZUGFeRD ist ein gewöhnlich aussehendes PDF, in dem die Rechnung zusätzlich maschinenlesbar steckt. Wer es öffnet, sieht das vertraute Blatt; die Buchhaltungssoftware liest die Daten. Für Rechnungen an Unternehmen ist das meist der bequemere Weg.

Ab wann gilt die Pflicht?

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen strukturierte Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle übrigen. Ein PDF gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung".

Für Rechnungen an Privatpersonen ändert sich nichts — dort bleibt das PDF der richtige Weg. Ebenso bei Kleinbeträgen und Fahrausweisen.

Warum verlangt die E-Rechnung mehr Angaben?

Weil die Norm strenger ist als das deutsche Umsatzsteuerrecht. Eine Kleinbetragsrechnung darf nach § 33 UStDV ohne Empfängerangaben auskommen — EN 16931 verlangt sie trotzdem. Auch eine Rechnung ohne Umsatzsteuer braucht dort eine Steuerposition: „keine Umsatzsteuer" muss als Aussage in den Daten stehen, nicht als Lücke. Was fehlt, steht vor dem Download benannt im Formular.

Für einen Privatverkauf gibt es keine E-Rechnung: Die Norm setzt einen umsatzsteuerlich registrierten Aussteller voraus. Eine Quittung ebenfalls nicht — sie bestätigt eine bereits erfolgte Zahlung und ist keine Rechnung im Sinne der Norm.