Pflichtangaben einer Rechnung
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, regelt § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes. Fehlt eine Angabe, kann der Empfänger die Vorsteuer möglicherweise nicht abziehen — deshalb prüft ki-quittung.de diese Punkte automatisch und markiert Lücken, bevor du das PDF erstellst.
Die zehn Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
1.Name und Anschrift des Ausstellers
Vollständiger Name beziehungsweise Firmenname und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens.
2.Name und Anschrift des Empfängers
Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers.
3.Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Eine der beiden Nummern genügt. Bei innergemeinschaftlichen Leistungen ist die USt-IdNr. erforderlich.
4.Ausstellungsdatum
Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.
5.Fortlaufende Rechnungsnummer
Eine einmalig vergebene Nummer, die die Rechnung eindeutig identifiziert. Eine oder mehrere Zahlenreihen sind zulässig, Lücken und Doppelungen nicht.
6.Menge und Art der Leistung
Handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Leistung.
7.Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Der Leistungszeitpunkt, auch wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Ein Leistungszeitraum oder die Angabe des Kalendermonats genügt.
8.Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
Das Nettoentgelt, getrennt nach den anzuwendenden Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen.
9.Steuersatz und Steuerbetrag
Der angewandte Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag — oder bei Steuerbefreiung ein Hinweis auf den Grund der Befreiung.
10.Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen
Etwa ein vereinbartes Skonto, sofern es nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist.
Erleichterung bei Kleinbetragsrechnungen
Bis zu einem Bruttobetrag von 250 Euro gilt § 33 UStDV. Dann genügen Name und Anschrift des Ausstellers, Menge und Art der Leistung, das Entgelt samt Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz beziehungsweise der Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Empfängerangaben, Rechnungsnummer und Steuernummer dürfen entfallen.
Kleinbetragsrechnung erstellen
Besonderheit für Kleinunternehmer
Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus. Statt Steuersatz und Steuerbetrag gehört ein Hinweis auf die Regelung auf die Rechnung. Alle übrigen Pflichtangaben gelten unverändert — insbesondere die fortlaufende Rechnungsnummer und die Steuernummer.
Kleinunternehmerrechnung erstellen
Steuerbefreite Leistungen
Ist eine Leistung steuerfrei, verlangt § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG einen Hinweis auf den Grund der Befreiung — die Angabe, dass keine Steuer anfällt, genügt nicht. ki-quittung.de stellt dafür eine Auswahl geprüfter Formulierungen bereit.
Ausblick: E-Rechnung im B2B-Bereich
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen greift gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. ki-quittung.de erzeugt derzeit PDF-Dokumente; das Datenmodell ist so angelegt, dass die Formate XRechnung und ZUGFeRD später ergänzt werden können.
Diese Seite fasst die gesetzlichen Anforderungen allgemein zusammen und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ob eine Rechnung in deinem konkreten Fall alle Anforderungen erfüllt, kann nur eine fachkundige Prüfung beantworten.