Rechnung ohne Umsatzsteuer
„Rechnung ohne Umsatzsteuer" meint vier ganz verschiedene Situationen. Sie werden oft verwechselt — und die Verwechslung kann teuer werden, weil unberechtigt ausgewiesene Steuer trotzdem geschuldet wird.
Die vier Fälle im Überblick
Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Für wen: Selbstständige und kleine Betriebe, die die Umsatzgrenzen einhalten.
Auf der Rechnung steht ein Hinweis auf § 19 UStG. Steuernummer oder USt-IdNr. bleiben Pflicht, ebenso die fortlaufende Rechnungsnummer.
Privatverkauf zwischen Privatpersonen
Für wen: Wer gelegentlich privat etwas verkauft oder eine Gefälligkeit abrechnet.
Hier greift § 14 UStG gar nicht — es fehlt die Unternehmereigenschaft. Keine Steuernummer, keine fortlaufende Nummer nötig.
Steuerbefreite Leistung nach § 4 UStG
Für wen: Etwa Heilbehandlungen, bestimmte Unterrichtsleistungen, Vermietung, Ausfuhr- und innergemeinschaftliche Lieferungen.
Der Grund der Befreiung muss auf der Rechnung stehen — der bloße Hinweis, dass keine Steuer anfällt, genügt nach § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG nicht.
Kleinbetragsrechnung bis 250 €
Für wen: Alle, die einen kleinen Betrag schnell abrechnen.
Achtung: Hier entfällt nicht die Umsatzsteuer, sondern nur ihre getrennte Ausweisung. Entgelt und Steuerbetrag dürfen in einer Summe stehen, der Steuersatz muss aber genannt werden.
Der Fehler, der Geld kostet
Wer Umsatzsteuer auf einer Rechnung ausweist, obwohl er sie nicht ausweisen darf, schuldet sie trotzdem — das regelt § 14c UStG. Für Kleinunternehmer ist das der klassische Stolperstein: Ein versehentlich eingetragener Steuersatz führt dazu, dass die Steuer ans Finanzamt abzuführen ist, obwohl sie nie hätte berechnet werden dürfen.
ki-quittung.de verhindert das technisch: Im Kleinunternehmermodus wird keine Umsatzsteuer berechnet und keine ausgewiesen, selbst wenn in einer Position noch ein Steuersatz eingetragen ist. Die Anwendung weist mit einem Hinweis darauf hin, statt es stillschweigend zu übergehen.
Was trotzdem auf die Rechnung muss
Ohne Umsatzsteuer heißt nicht ohne Pflichtangaben. In den ersten drei Fällen bleiben unter anderem erforderlich:
- Name und vollständige Anschrift des Ausstellers
- Name und Anschrift des Empfängers
- Ausstellungsdatum und Zeitpunkt der Leistung
- Menge und Art der Leistung
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Steuernummer oder USt-IdNr. (nicht bei der privaten Rechnung)
- der jeweils passende Hinweis: § 19 UStG oder der konkrete Befreiungsgrund
Die vollständige Liste steht unter Pflichtangaben einer Rechnung.
Und die Kleinunternehmergrenzen?
Ob die Regelung für dich gilt, hängt von deinen Umsätzen ab. Die Grenzen wurden zum 1. Januar 2025 angehoben. Diese Anwendung prüft deine Umsätze nicht und trifft die Einordnung nicht für dich — sie setzt nur um, was du auswählst. Im Zweifel klärt das deine Steuerberatung.
Kurz gefragt
Darf ich als Kleinunternehmer „0 % MwSt." schreiben?
Besser nicht. Ein ausgewiesener Steuersatz von 0 % suggeriert eine Steuerbefreiung, die es so nicht gibt. Richtig ist der Hinweis auf § 19 UStG ohne Steuerzeile — genau das setzt der Kleinunternehmermodus ein.
Was, wenn ich ins EU-Ausland verkaufe?
Dann können innergemeinschaftliche Lieferung oder Reverse Charge einschlägig sein. Diese Sachverhalte prüft die Anwendung im aktuellen Stand nicht; die nötigen Hinweise musst du selbst ergänzen.
Ist eine Rechnung ohne Umsatzsteuer weniger wert?
Nein. Sie ist genauso gültig. Nur kann dein Kunde daraus keine Vorsteuer ziehen — was für Privatkunden ohnehin bedeutungslos ist.