Die Rechnungsnummer richtig vergeben

Die Rechnungsnummer muss innerhalb deines Nummernkreises einmalig sein. Lückenlos muss sie dagegen nicht sein — das ist der Punkt, an dem sich die meisten unnötig verrückt machen.

Rechnung mit Nummernvorschlag erstellen

Was das Gesetz verlangt

§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird".

Entscheidend ist die Einmaligkeit. Jede Nummer darf nur ein einziges Mal vorkommen. Eine vollständig lückenlose Zahlenfolge verlangt das Gesetz dagegen nicht ausdrücklich. Lücken entstehen in der Praxis ständig — durch stornierte Vorgänge, verworfene Entwürfe oder Testbuchungen. Sie sollten nur nachvollziehbar sein, falls jemand fragt.

Der eigentliche Fehler ist die Doppelvergabe. Zwei Rechnungen mit derselben Nummer machen die Zuordnung unmöglich und fallen bei jeder Prüfung auf. Eine Lücke ist ein Schönheitsfehler, eine Doppelung ein echtes Problem.

Nummernkreise

Du darfst mehrere Zahlenreihen parallel führen — etwa je Jahr, je Filiale oder je Kundengruppe. Wichtig ist nur, dass innerhalb jeder Reihe keine Nummer doppelt vorkommt. Übliche Muster:

Aufbau	Beispiel	Wann sinnvoll
Jahr + laufende Nummer	RE-2026-0001	der Normalfall
Nur laufende Nummer	1043	kleines Volumen, keine Jahresgrenze
Jahr + Monat + Nummer	2026-08-004	monatliche Abrechnung
Kürzel + Jahr + Nummer	WEB-2026-012	getrennte Geschäftsbereiche

Buchstaben und Bindestriche sind erlaubt. Was du vermeiden solltest: die Nummer nachträglich ändern, oder sie aus Daten zusammensetzen, die sich ändern können.

Umgang mit Stornierungen

Eine ausgestellte Rechnung wird nicht gelöscht und ihre Nummer nicht wiederverwendet. Stattdessen schreibst du sie mit einer Storno- oder Gutschriftrechnung aus — die wiederum eine eigene, neue Nummer bekommt und auf die ursprüngliche verweist. Die alte Nummer bleibt vergeben, auch wenn der Vorgang wirtschaftlich rückgängig gemacht wurde.

Wann gar keine Nummer nötig ist

Bei einer Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto entfällt die Rechnungsnummer nach § 33 UStDV — ebenso wie Empfängerangaben und Steuernummer. Auch eine private Rechnung zwischen Privatpersonen braucht keine fortlaufende Nummer, weil sie keine Rechnung im Sinne des § 14 UStG ist.

Was dieses Tool leisten kann — und was nicht

ki-quittung.de schlägt dir eine Nummer im Format RE-JJJJ-NNNN vor und merkt sich den Zähler getrennt vom Entwurf, damit er nicht zurückspringt, wenn du einen Entwurf löschst. Im Formular siehst du außerdem die zuletzt von dir verwendete Nummer.

Weil es bewusst keine Nutzerkonten gibt, liegt dieser Zähler nur in deinem Browser. Wechselst du das Gerät oder löschst du die Browserdaten, beginnt er neu. Die Verantwortung für die Einmaligkeit bleibt deshalb bei dir — das Tool kann sie technisch nicht garantieren, und es behauptet das auch nicht.

Kurz gefragt

Darf ich mit einer beliebigen Zahl anfangen?

Ja. Es gibt keine Vorschrift, dass die erste Rechnung die Nummer 1 tragen muss. Viele starten bewusst höher, um nicht als Neugründung erkennbar zu sein — das ist zulässig.

Muss ich zum Jahreswechsel neu bei 1 beginnen?

Nein, das ist nur eine verbreitete Gewohnheit. Du kannst durchzählen oder je Jahr eine neue Reihe beginnen. Beides ist zulässig, solange es einheitlich bleibt.

Was ist, wenn ich versehentlich eine Nummer doppelt vergeben habe?

Korrigiere es, sobald du es bemerkst: die zweite Rechnung stornieren und mit neuer Nummer erneut ausstellen. Dokumentiere den Vorgang, damit er später nachvollziehbar ist.